간트차트 공유 방법: 스크린샷부터 읽기전용 링크까지

일정 공유가 실패하는 이유는 대개 전부 열어 주거나 아예 닫아 두거나, 둘 중 하나만 하기 때문이다. 스크린샷과 엑셀 첨부는 보내는 순간 낡고, 계정 초대는 보기만 하면 되는 사람에게 과하다. 공유에는 서로 다른 도구가 두 개 필요하다. 계획을 편집할 사람에게는 역할을 주고, 보기만 할 사람에게는 링크 하나를 준다. 이 글에서는 파일 공유가 무너지는 지점을 먼저 짚고, 공유 대상을 두 부류로 나눈 다음 각각에 맞는 방법을 정리한다. 역할과 초대, 읽기전용 링크와 그 안전장치를 차례로 보고 상황별 선택 표로 마무리한다.

파일로 공유하는 순간 벌어지는 일

간트차트를 캡처해 PDF로 만들고 엑셀로 내보내 메일에 첨부한다. 가장 흔한 공유 방법이고 가장 빨리 낡는 방법이다. 파일은 보내는 순간의 스냅샷이라 다음 날이면 벌써 실제와 다르다. 받은 사람 수만큼 사본이 생기고, 누군가는 지난주 판을 보면서 회의에 들어온다. "지금 보시는 게 최신본 맞나요"를 확인하느라 회의 첫 5분을 쓰고 있다면 공유 방식을 바꿀 때가 된 것이다.

파일 사본이 하나의 계획을 서로 다른 여러 버전으로 쪼개는 과정은 엑셀로 만든 계획은 만든 날부터 죽는다에서 다뤘다. 이 글에서는 반대로 사본을 만들지 않고 공유하는 방법을 본다.

공유 대상은 두 부류다

공유 방법을 고르기 전에 대상부터 나눠야 한다. 프로젝트 일정을 보는 사람은 두 부류뿐이다. 참여자는 계획을 바꾸는 사람이다. 작업을 만들고, 기간을 고치고, 진척을 입력한다. 이해관계자는 계획을 보는 사람이다. 고객, 경영진, 유관 부서처럼 상황을 알아야 하지만 손대서는 안 되는 쪽이다.

구분하지 않고 모두에게 같은 방식을 쓰면 실패한다. 전원을 계정으로 초대하면 보기만 하면 되는 사람까지 편집 권한을 갖게 되고(권한 과잉), 전원에게 파일을 보내면 참여자끼리도 사본이 갈라진다(버전 분열). 부류가 다르면 방법도 달라야 한다.

참여자에게는 역할을

참여자는 계정으로 합류시킨다. 다만 전원이 같은 권한을 가질 이유는 없다. 역할은 4단계다. owner는 프로젝트를 소유하고, pm은 멤버와 설정까지 관리하며, member는 작업과 진척을 편집하고, viewer는 보기만 한다. 원칙은 최소 권한이다. 계획을 실제로 바꾸는 사람만 member 이상을 갖고, 조직 안에서 지켜보기만 하는 사람은 viewer로 합류한다.

역할은 나중에 올리기가 쉽다. 반면 권한이 과해서 벌어진 사고는 되돌리기 어렵다. 애매하면 낮은 역할로 시작하고 필요할 때 올리자.

아직 가입 전이어도 초대는 된다

프로젝트를 짜다 보면 아직 가입하지 않은 사람의 자리가 먼저 생긴다. 다음 달 합류하는 외주 개발자나 아직 채용 중인 담당자가 그렇다. 이메일 초대가 이 빈자리를 메운다. 미가입 주소로 초대해 두면 초대가 대기 상태로 남고, 그 사람이 가입하는 순간 자동으로 프로젝트에 합류한다.

계획 단계에서 자리를 미리 만들어 두는 데 쓰면 된다. 초대가 잘못 나갔으면 취소하면 되고, 취소한 기록도 남는다.

이해관계자에게는 읽기전용 링크를

이해관계자에게 계정까지 만들게 하는 것은 대부분 과하다. 읽기전용 공유 링크를 쓰면 계정 없이 URL 하나로 일정을 열 수 있다. 받는 사람은 클릭 한 번으로 WBS와 간트, 진척 현황을 본다.

파일과 다른 점은 링크가 사본이 아니라 지금 이 순간의 일정을 가리킨다는 것이다. 열 때마다 최신이니 "최신본 맞나요"라는 질문이 아예 없어진다. 금요일마다 캡처를 만들어 메일로 보내던 일도 링크 한 번 공유로 끝난다. 보고서는 따로 만드는 것이 아니라 일정에서 뽑아내는 것이라는 이야기는 보고서를 만드느라 프로젝트를 못 챙기는 PM에서 다뤘다.

링크 공유의 안전장치

링크 공유에는 분명한 전제가 있다. URL을 아는 사람은 누구나 볼 수 있다. 그래서 안전장치를 4가지 두었다.

첫째, PIN. 민감한 프로젝트라면 열람 잠금을 걸어 URL만으로는 열리지 않게 한다. 둘째, 만료일. 검수 기간처럼 공유 기간이 정해져 있으면 기한을 걸어 둔다. 기한이 지나면 링크가 열리지 않는다. 셋째, 회수. 유출이 의심되거나 공유가 끝났으면 링크를 비활성화하거나 삭제하고, 필요하면 새로 발급한다. 넷째, 검색엔진 비노출. 공유 페이지는 검색에 수집되지 않으므로, 링크를 모르는 사람이 검색으로 찾아 들어올 수 없다.

구조로 막아 둔 것이 하나 더 있다. 링크는 언제나 읽기전용이다. 링크로는 누구도 계획을 바꿀 수 없으니, 최악의 유출 상황에서도 문제는 계획이 보인 것이지 바뀐 것은 아니다.

상황별 선택 표

기준은 소속이 아니라 두 가지 질문이다. 이 사람이 계획을 바꾸는가(역할), 언제까지 봐야 하는가(링크와 만료일). 어느 방법을 고르든 공유하는 대상은 계산되는 일정 하나다. 그 일정을 만드는 과정은 간트차트 만드는 법에서 다뤘다.

도구에서의 운용

wbsgantt는 이 글의 구분을 그대로 구현했다. 참여자는 owner·pm·member·viewer 4개 역할로 초대하고, 미가입 이메일로 초대해 두면 그 사람이 가입할 때 자동으로 합류한다. 이해관계자용 읽기전용 링크는 PIN과 만료일, 비활성화와 회수를 지원한다. PIN은 링크를 만들 때 한 번만 보여주므로 그 자리에서 전달해야 한다. 조회수로 링크를 열어 봤는지 가늠할 수 있고, 검색엔진에는 수집되지 않는다. 없는 기능도 분명히 적어 둔다. 편집 가능한 링크나 링크마다 다른 세부 권한은 없다. 계획을 바꿔야 하는 사람은 링크가 아니라 멤버로 초대하도록 설계했다.

다음에 읽을 것

일정을 만드는 방법은 앞선 4편에서 다뤘다. 일을 나누는 WBS 작성법, 순서를 잇는 종속성 4종, 일정을 계산하는 간트차트 만드는 법, 그 바탕이 되는 근무일 캘린더다. 이 글은 그 위에 얹히는 5번째 조각이다. 다 만든 일정을 사람들에게 여는 방법이다. 계획은 공유하는 순간부터 팀의 것이 된다. 공유 방법까지 정해 둔 계획이라야 회의실 밖에서도 쓰인다.