이번 주간보고는 쓰지 않고 뽑았다
Claude와 만든 그 ERP 프로젝트에서 Excel 내보내기 버튼 하나로 개요·WBS·주간·월간 4개 시트를 뽑았다. 자동으로 채워지는 칸과 사람이 채워야 하는 칸의 경계를 정리했다.
월요일 아침 9시 주간회의를 준비하느라 일요일 밤을 쓰는 PM이 있다. 지난주에 한 일을 계획 문서에서 찾아 복사하고, 이번 주에 할 일을 다시 복사하고, 표의 줄을 맞추고, 결재란을 그린다. 6편에서 이 시간을 두고 "산출물은 작성이 아니라 추출이어야 한다"고 썼다. 이번 글은 그 문장을 실제로 검증한 기록이다.
재료는 지난 케이스 스터디에서 Claude와 함께 만든 6개월짜리 제조사 ERP 프로젝트를 그대로 이어받는다. 노드 44개, 계획 기간 92일(8월 3일~11월 2일), 종속성 17건짜리 실제 프로젝트다. 이 계획에서 버튼 하나로 주간보고와 월간보고를 뽑아 보고, 어디까지가 자동이고 어디부터가 사람 몫인지 경계를 그대로 적는다.
전제: 추출이 성립하는 조건
보고서를 추출하려면 보고서에 들어갈 내용이 이미 데이터로 존재해야 한다. 주간보고 한 장을 뜯어보면 내용은 이렇다. 이번 주에 걸쳐 있던 작업들, 각각의 일정과 진척률과 담당자, 다음 주에 시작할 작업들, 다가오는 마일스톤. 전부 WBS와 일정이 이미 알고 있는 것들이다.
문제는 그 데이터가 어디에 있는가다. 계획이 엑셀 파일에 있으면 보고서는 또 하나의 엑셀이 된다. 원본과 사본이 서로 다른 말을 하기 시작하는 문제는 2편에서 다뤘다. wbsgantt에서는 WBS·일정·진척·담당이 하나의 모델이므로 보고서는 그 모델을 보여주는 뷰가 될 수 있다. 이것이 추출이 성립하는 유일한 조건이다.
버튼 하나로 나오는 시트 4장
WBS 화면 우측 상단의 Excel 내보내기를 누르면 옵션 팝오버가 뜨고, 다운로드하면 {프로젝트코드}_{생성시각}.xlsx 파일 하나가 떨어진다. 안에는 시트 4장이 순서대로 들어 있다.
개요 시트는 A4 세로 한 장짜리 경영 요약이다. 상단에 전체 진척률·작업 수·시작일·종료일 지표 카드 4종, 가운데에 단계별 진척 표(가중치·기간·일정·진척률), 아래에 다가오는 마일스톤 최대 5개가 D-Day와 함께 실린다. 스티어링 커미티 보고의 첫 장으로 그대로 쓸 수 있다.
WBS 시트는 전체 계획표다. 코드·작업명·담당자·가중치·기간·선행·시작·종료·진척률 9개 열에, 오른쪽으로 주 단위 간트 타임라인이 붙는다(완료·진행 중·계획·단계 구간·마일스톤 5가지 표기). A4 가로 인쇄에 맞게 설계되어 있고 표 머리글은 매 페이지 반복된다. 계획 전체를 부록으로 첨부할 때 쓴다.
주간보고와 월간보고 시트가 이 글의 주제다. 아래에서 자세히 본다.
한 가지 짚어 둘 것이 있다. 시트의 언어는 화면 언어가 아니라 계정 언어를 따른다. 한국어 계정이면 "주간 업무 보고", 영어 계정이면 "Weekly Status Report"로 나온다. 영어 보고를 받는 조직이라면 계정 언어만 바꾸면 된다.
주간보고에서 자동으로 채워지는 것
주간보고 시트는 A4 세로 한 장이다. 위에서부터 제목과 결재란(담당·검토·승인 3칸), 보고 개요 그리드(프로젝트·코드·보고 기간·작성일·작성자·부서), 금주 실적과 차주 계획 표 2개, 마지막에 이슈 및 요청사항 기입란이 있다.
자동 채움 규칙은 단순하다. 단순해서 예측할 수 있다.
- 보고 기간은 생성일이 속한 주(월~일)다. 차주 계획은 그다음 주다.
- 금주 실적 표에는 그 주와 일정이 겹치는 작업과 마일스톤이 올라온다. 요약(단계) 행은 빼고 실제 실행 단위만 넣는다.
- 각 행에는 코드·작업명·담당·일정·진척률이 채워진다. 상태는 진척률로 정해진다. 100%면 완료, 0%면 예정, 그 사이면 진행 중이고 마일스톤은 ◆로 표시된다.
ERP 프로젝트로 구체적으로 보자. 9월 7일 월요일에 이 파일을 뽑으면 보고 기간은 9/79/13이 되고, 금주 실적에는 그 주에 걸친 "요구사항 검토·확정"(9/79/9) 같은 작업들이 진척률·담당자와 함께 올라온다. 차주 계획 표도 같은 규칙으로 다음 주(9/14~9/20)에 걸치는 작업들로 채워진다. 개요 시트의 "시스템 오픈" 마일스톤은 D-56으로 표시된다. 사람이 한 일은 날짜 계산이 아니라 버튼을 누른 것뿐이다.
월간보고는 같은 구조에서 2가지가 다르다. 표가 당월 주요 실적과 익월 계획으로 바뀌고, 맨 위에 단계별 진척 요약이 먼저 온다. 임원 보고에서는 "지금 어느 단계가 어디까지 왔나"가 첫 질문이기 때문이다.
비워 둔 칸: 자동과 수기의 경계
이 양식에서 어떤 칸이 비어 있는지는 어떤 칸이 채워지는지만큼 중요하다. 시트 하단의 각주가 경계를 한 문장으로 요약한다. "실적·계획·진척률은 WBS 데이터에서 자동 반영 · 담당/비고/이슈는 기입란."
| 자동 (데이터의 영역) | 수기 (판단의 영역) |
|---|---|
| 보고 기간·작업 목록·일정 | 작성자·부서, 결재 서명 3칸 |
| 진척률과 상태 | 행별 비고(숫자가 설명하지 못하는 맥락) |
| 단계 요약·마일스톤 D-Day | 이슈 및 요청사항(무엇이 문제고 누가 움직여야 하는가) |
| — | 표 아래 빈 행(계획에 없었지만 이번 주에 한 일) |
이 경계는 지난 케이스 스터디에서 본 것과 같은 선이다. 거기서 wbsgantt가 강제하는 것은 구조 규칙이고 8/80의 적정성 같은 것은 판단으로 남는다고 썼다. 보고서에서도 같다. 숫자와 목록은 기계가 뽑지만, "이 이슈를 임원 회의에 올릴 것인가"라는 결정과 결재란의 서명은 판단이다. 판단은 양식이 대신하지 않는다.
기억할 것이 하나 더 있다. 추출된 보고서는 데이터보다 정직할 수 없다. 진척률이 8주째 80%에 멈춰 있다면(4편에서 다룬 문제다) 보고서는 그 80%를 깨끗한 서식으로 인쇄해 줄 뿐이다. 추출이 없애 주는 것은 보고서 만드는 시간이지 보고 내용의 정직함이 아니다. 후자는 진척 산정 규칙이 맡는다.
상황별 옵션 조합
내보내기 옵션 4가지(머리글 톤·행 밀도·긴 일정 처리·보고 양식)는 조합에 따라 쓰임이 갈린다.
| 상황 | 조합 |
|---|---|
| 임원 월간 보고 | 보고 양식 월간만. 개요가 표지, 월간보고가 본문 |
| 팀 주간회의 | 보고 양식 주간만. 작업이 많으면 행 밀도 컴팩트 |
| 고객 제출·대량 인쇄 | 머리글 톤 라이트(토너 절약용) |
| 1년 넘는 장기 프로젝트 | 긴 일정 처리 월 단위 압축. 주 단위 상세가 필요하면 가로 분할 |
| 계획 공유만 | 보고 양식 포함 안 함. 개요+WBS 두 장 |
한계와 월요일 루틴
못 하는 것도 그대로 적는다. 첫째, 회사 표준 양식으로는 나오지 않는다. 발주처가 자기 템플릿을 요구하면 여전히 옮겨 적어야 한다. 다만 원천이 한 곳이라 숫자를 찾아 헤매는 일은 없어진다. 둘째, 이슈와 리스크의 서술은 기계가 못 한다. 이것은 한계라기보다 설계다. 그 칸을 자동으로 채워 주는 도구가 있다면 의심해야 한다. 셋째, 스냅샷이다. 각주의 "기준일"이 말하듯 생성 시점 데이터 기준이고, 다음 주에는 다시 뽑는다. 파일을 고치는 것이 아니라 데이터를 고치고 다시 추출한다. 그것이 이 방식의 요점이다.
그래서 월요일 아침 루틴은 이렇게 바뀐다. ① 지난주 작업의 진척률을 갱신한다(이것이 본업이다). ② Excel 내보내기를 누른다. ③ 이슈 기입란에 3줄을 손으로 쓴다. ④ 결재를 올린다. 6편에서 주 10시간이라 썼던 보고서 제작 시간에서 남는 것은 ①과 ③, 원래부터 PM의 일이었던 부분뿐이다.
직접 해보기
- 프로젝트의 WBS 화면에서 우측 상단 Excel 내보내기 버튼을 누른다.
- 옵션은 처음에는 기본값(네이비·표준·자동·주간+월간)이면 충분하다.
- .xlsx 다운로드를 누르고 개요·WBS·주간보고·월간보고 4개 시트를 확인한다. 인쇄 설정은 손댈 것 없이 A4 그대로다(개요·보고는 세로, WBS는 가로).
보고서가 계획의 사본이 되는 순간부터 낡기 시작한다는 것이 2편의 논지였다. 사본을 만들지 않는 방법은 하나뿐이다. 보고서를 문서가 아니라 데이터의 뷰로 만드는 것이다. 그러면 도구가 보고서를 대신 써 주는 것이 아니라, 애초에 쓸 필요가 없던 부분이 사라진다. 남은 빈칸이 PM의 몫이고, 그 빈칸이 보고의 본질이다.
